Leestijd: +/- 2 minuten
Oké! Daar gaan we. We beginnen bij de basis. KPI staat voor Key performance indicators. In het Nederlands ook wel Kritieke Prestatie Indicatoren. Een KPI is een variabele om de prestaties van een bedrijf, merk of product te analyseren. Met KPI’s kun je het succes van een organisatie in het algemeen objectief meten, of het succes van een bepaalde actie, campagne of strategie meten. In dit artikel leg ik je uit wat een KPI is en hoe je ze kunt gebruiken en wat je er mee kan meten. Super handig, want: meten is weten!
Van strategie naar KPI
Als het goed is heb je als onderneming een groei- en communicatiestrategie. Tenminste, zo zou het moeten zijn. Deze strategie vertaal je naar lange termijn doelstellingen. Dat is verstanding, want daarmee maak je de weg naar jouw stip op de horizon concreet. Deze lange termijn doelstellingen vertaal je vervolgens naar doelen. En deze doelen zijn op hun beurt meetbaar en makkelijk te beïnvloeden. Een KPI wordt gebruikt om te controleren of de resultaten van je bedrijf in lijn liggen met je doelstellingen en je doelen. Een KPI kun je dagelijks, wekelijks, of maandelijks monitoren. Zo kun je vaststellen of je doelstellingen, bij gelijk presteren, behaald worden.
Maar hoe stel je nou een KPI op?
Tja, dat is een goeie vraag, Om goede KPI’s op te stellen moet je om te beginnen het SMART principe aanhouden. En uiteraard moet niet alleen de KPI hieraan voldoen, maar ook de doelstelling, die de basis vormt voor je KPI. Het smart principe werkt als volgt:
Specifiek: De KPI’s moeten duidelijk en begrijpelijk geformuleerd zijn. Zo voorkom je misverstanden over het te bereiken doel.
Meetbaar: De benodigde gegevens zijn en blijven beschikbaar om het resultaat eenduidig te meten. Ook tussentijds is het behaalde resultaat inzichtelijk.
Acceptabel: Is het gestelde doel acceptabel? Wanneer dit namelijk niet zo is, zal er minder draagvlak zijn om het specifieke doel te bereiken.
Realiseerbaar/Realistisch: Is het doel realistisch? Geeft het voldoende uitdaging? Een doel moet niet te makkelijk zijn maar ook niet te moeilijk.
Tijdsgebonden: Er moet minimaal één datum zijn waarop gemeten wordt. Vaak worden meerdere data genoemd zoals start- eind- en tussendata.
Wanneer volgens de criteria hierboven doelstelling en bijbehorende KPI’s bepaald worden, is het snel mogelijk om te zien of er verbetering is opgetreden. Afwijkingen worden op deze manier direct opgemerkt, waardoor er direct actie ondernomen kan worden.
En verder…
En verder moet een goed gedefinieerde KPI voldoen aan de volgende kenmerken:
- Periodiek meetbaar (per uur/dag/week/maand).
- Toekomstgericht (gericht op doelstelling), wat moeten we bereiken?
- Wordt vastgesteld door management of directie, maar is begrijpelijk voor iedereen binnen de organisatie. Wanneer prestaties namelijk niet te beïnvloeden zijn door medewerkers, die het verschil kunnen maken, heeft het geen zin om ze te tonen. Ze kunnen namelijk toch het resultaat niet verbeteren.
- Meer is minder: 3 tot 6 goed gedefinieerde KPI’s zullen meer “top of mind” zijn en blijven dan een hele waslijst.
- Het is meer motiverend om een target in meerdere stappen te behalen dan in één keer te grote stappen te moeten nemen.
Voorbeelden van KPI’s zijn:
- Het aantal verkochte producten
- Het aantal retouren van een webshop
- Aantal bezoekers op je website
- Het aantal binnenkomende klachten
Relevante links
Heb je hulp nodig met het opstellen van op SMART gebaseerde KPI’s? Ik kan je helpen!